Aktarım kapsamını ve sahiplerini belirleyin
Önce hangi sistem, dosya ve kullanıcıların veri ürettiğini çıkarın. Aynı sakin bilgisi muhasebe dosyasında, mesaj listesinde ve eski uygulamada farklı biçimlerde bulunabilir. Her veri kümesi için kaynağı, güncelleme sorumlusunu, hedef alanı ve doğrulama yapacak kişiyi belirleyin.
Kapsam tablosu şu grupları ayırabilir:
- Şirket, portföy, yapı, blok ve bağımsız bölüm kartları
- Malik, kiracı, çalışan, tedarikçi ve diğer kişi ilişkileri
- Tahakkuk, tahsilat, gider, emanet ve açılış bakiyeleri
- Kasa, banka hesabı ve mutabakat durumu
- Görev, duyuru, anket ve iletişim kayıtları
- Sözleşme, fatura, makbuz, karar ve diğer belgeler
- Kullanıcı, rol ve portföy erişimleri
Kurulum ve veri aktarımı çözümü, bu kapsamın keşif, deneme ve canlıya geçiş adımlarına nasıl dönüştüğünü açıklar.
Veriyi taşımadan önce temizleyin
Aynı kişiye ait tekrar kayıtları, geçersiz iletişim bilgilerini, kapanmış bağımsız bölüm ilişkilerini ve açıklamasız finansal farkları işaretleyin. Belirsiz kayıtları sessizce birleştirmeyin; karar verecek iş sahibine yönlendirin.
Temizleme sırasında özgün kaynağı koruyun. Bir alan düzeltildiğinde eski değer, yeni değer, gerekçe ve sorumlu bilgisi izlenebilir olmalıdır. Böylece aktarım sonrasında oluşan farkın kaynaktan mı dönüşümden mi geldiği anlaşılır.
Kaynak–hedef eşleştirmesi hazırlayın
Her kaynak sütunun hedef sistemdeki karşılığını ve dönüşüm kuralını yazın:
| Kaynak alan | Hedef alan | Kontrol |
|---|---|---|
| Site/Blok/Daire metni | Yapı hiyerarşisi ve benzersiz kod | Tekrarlı kod ve eksik üst ilişki |
| Kişi türü | Malik, kiracı veya diğer ilişki | Başlangıç/bitiş tarihi |
| Borç ve ödeme | Hesap hareketi | Tarih, tutar, para yönü, dönem |
| Banka açıklaması | Ham işlem açıklaması | Metnin değiştirilmeden korunması |
| Kullanıcı | Kişiye bağlı hesap ve rol | Portföy ve işlem sınırı |
Tarih, ondalık ayırıcı, Türkçe karakter, boş değer ve dosya adı kuralları deneme öncesinde netleştirilmelidir.
Deneme aktarımı ve doğrulama yapın
Farklı veri türlerini temsil eden sınırlı bir portföy seçin. Yalnız kolay kayıtları değil; kısmi ödeme, malik-kiracı değişimi, birden fazla blok, emanet ve iptal gibi istisnaları da denemeye dahil edin.
Doğrulamada kayıt sayısı kadar finansal toplamları da kontrol edin:
- Yapı ve bağımsız bölüm sayıları
- Aktif kişi ilişkileri
- Açık borç ve alacak toplamları
- Tahsilat, gider ve emanet bakiyeleri
- Kasa ve banka açılış bakiyeleri
- Kullanıcıların görebildiği portföy ve işlemler
- Kritik belgelerin kayıtlarla bağlantısı
Sonuçlar iş sahibi tarafından onaylanmadan canlı veri aktarımına geçmeyin.
Canlı geçiş ve geri dönüş planı
Kaynak sistemde yeni kayıt girişinin duracağı kesim zamanını belirleyin. Kesimden hemen önce doğrulanmış yedek alın; son değişikliklerin nasıl taşınacağını yazın. Canlı aktarım sonrasında aynı kontrol toplamlarını tekrar çalıştırın.
Geri dönüş planı; hangi koşulda devreye gireceğini, kararı kimin vereceğini, yeni sistemde oluşan kayıtların nasıl korunacağını ve kullanıcılara nasıl bilgi verileceğini göstermelidir. Eski sistem erişimini kullanıcı kabulü ve arşiv kararı tamamlanmadan kaldırmayın.
Saklama ve imha süreleri kurumun hukuki yükümlülüklerine göre belirlenmelidir. Aktarım, gereksiz veya süresi dolmuş kişisel verileri belirsiz süreyle çoğaltmak için kullanılmamalıdır. Somut kararlar için hukuk ve bilgi güvenliği uzmanlarından görüş alın.
Sık sorulan sorular
Konuyu netleştirin
Kaynakça